CHARTE DE FONCTIONNEMENT

I.C.I.

En cours de rédaction. Version début d'année 2015. Merci de vous tenir au courant des évolutions de cette charte (site internet ou drop box)

 

POUR COMPRENDRE LA CHARTE :

 

Qui sont les adhérents simples : Des individus ou des associations ayant besoin ponctuellement dans l'année d'utiliser le lieu ou souhaitant participer aux réunions et/ou aux projets de l'association.

Qui sont les adhérents locataire catégorie 2: Les compagnies, associations ou individus qui paient à l'année pour avoir à disposition le lieu c'est à dire un espace personnel pour leur activité et l'accès aux parties communes.

Qui sont les adhérents locataire catégorie 1 : Les individus qui qui paient à l'année pour avoir à disposition le lieu, c'est à dire un espace personnel pour leur activité et l'accès aux espaces communs ainsi q'un espace d'accueil en résidence longue durée ( indépendant des communs, stationnement de véhicules personnels )

 

résidence = toute forme d'utilisation de ce lieu dédié à la création artistique

 

I - PHILOSOPHIE :

 

  • Un lieu accessible par ses coûts d'utilisation mais qui implique : un investissement humain en contre partie, de ponctuellement trouver des moyens de financement (cotisation de tous les utilisateurs, dons, subventions...)

  • Vivre ensemble sur des valeurs d'échange, de partage et de fonctionnement collectif, avec une répartition des tâches et des rôles

  • Poser la création comme un moyen de réutiliser, de favoriser le réemploi, de travailler avec l'existant dans un soucis d'économie mais aussi de réduction des déchets et de consommation raisonnée

  • Respecter l'environnement et travailler sur un écosystème adapté, réfléchir à la biodynamie

  • Avoir une réflexion sur la consommation énergétique du lieu en cohérence avec nos valeurs environnementales

     

II – ESPACES

 

1 - Des espaces communs

 

1er Hangar : cet espace attend d'être cloisonné, isolé et équipé d'un poêle à bois pour devenir une vrai pièce commune, agréable et spacieuse pour les réunions, projections, ou autres moments de convivialité !

 

Un projet de point infos, où se trouverait tous les documents ou autres informations nécessaires à l'utilisation du lieu (plans, charte, statuts, bulletin adhésion, classeur pour factures, docs intéressants à mutualiser, la caisse pour les entrées d'argent..., est lancé.

 

Mezzanine :Pour le moment, est installé un semblant de bureau, quelques canapés pour la sieste et des tables pour gribouiller ! Cette pièce est peu utilisée et attend d'être investi par un projet utile à l'association.

 

Cuisine : Tout ce qui est dans cette cuisine commune est par définition commun ! Pour le cas inverse, noter son nom sur la chose concernée.

Les équipement et les surfaces doivent être nettoyés et entretenus par tous.

Le frigo doit-être géré intelligemment, nettoyé régulièrement par tous et en cas de restes il est préférable de noter la date et l’identification de la tambouille ! Il peut se passer beaucoup de jours entre les différentes utilisation de la cuisine, en cas de restes trop avariés ne pas hésiter à nourrir les animaux errants (poules chats, chiens, vaches, dinosaures...) ou en dernier recours la poubelle.

Un deuxième frigo peut-être mis en marche pour les grosses résidences  à bien l'éteindre à la fin de la résidence et gérer ses restes !

Les poubelles : voir principe de fonctionnement

Un tableau sert à communiquer !??????????????????????????

les produits d'entretien ?????

les condiments ou autres aliments à disposition ????

 

Salle de bain :

 

Toilettes sèches :

 

Atelier commun : lister les outils, plans des espaces,bien signifier ce qui est collectif ou non, ce qui est mis à dispo pour le collectif ou destiné uniquement à l'aménagement du lieu...

 

Atelier mécanique : en cour d 'aménagement, mais à voir si un autre espace est plus approprié.

 

Terrain :

 

Parking :

 

hébergement :une partie du terrain (cf plan) est dédiée à l'accueil de véhicules ou autres structures légères pour pouvoir permettre l'hébergement des personnes utilisant le lieu (adhérents simples ou locataires cat.2).

- Des caravanes sont mise à disposition avec leur literie attitrée (code couleur). Lorsque des draps sont changés ils sont déposés dans le bac à linge sale de la cuisine ou lavé directement. Une fois propres, il sont remis dans leur caravane de destination.

- Dans la limite des places disponibles, il est possible aux adhérents locataires de catégorie 2 de stationner un petit véhicule sur cet espace pour leur hébergement lors de résidences. En contre-partie ces véhicules doivent toujours être tenus pour pouvoir héberger d'autres personnes en résidence.

 

2- Des espaces personnels

 

Des box individuels : la partie du bâti qui n'est pas utilisée en espaces communs est divisé en petites parcelles personnelles réparties entre les adhérents locataires catégorie 1 et 2 ( voir plan )

 

Accueil résidence longue durée: Une partie du terrain est réservé à l'hébergement des adhérents locataires catégorie 1 avec des sanitaires autonomes ( voir plan ).

 

III - THUNES

 

1- Participation aux frais (de résidence et de mise à disposition des locaux )

grille tarifaire à mettre à jour et à inclure dans la charte 

Adhérents simples :

Adhérents locataire catégogie 1:

Résidents permanents :

 

2 - Adhésions

Voir fiche adhésions

 

3 - Moyens de paiement et comptabilité :

TRESORERIE : le trésorier (Bambi) en a la référence mais n'a pas le poste de comptable.

Système d'autogestion et de travail en groupes...

 

Entrée d'argent :

- Virement sur le compte :

- Caisse à thunes :

- Chèques ou espèces :

 

Bien détailler sur le cahier : QUI, COMBIEN, POURQUOI, SI PAYE EN ESPECES OU N° DE CHEQUE

 

Facturation : Le référent de la résidence fait la facturation (facture type sur drop box)

+ récapitulatif sur tableau en ligne (rubrique ADMIN du site : "récapitulatif participation aux frais") pour la compta de Bambi et le décompte EDF de Martin.

+ mettre la facture sur la Drop Box ICI ( compta - factures )

 

Sorties d'argent :

- Paiement au propriétaire : En liquide ( référent : Bambi )

- Achats pour l'association :Fluides (gaz), consommables (café, produit vaisselle, savon (évier cuisine + évier atelier), huile, vinaigre blanc, sucre, lessive, produit nettoyant, éponges, PQ ) TOUT EN BIO, ECOLO,  BIODEGRADABLE blelalala... 

A ne pas acheter : - aliments poules ( Pour les mangeurs d’œufs : il y a un pot pour cotisation dans la cuisine, ou alors chacun donne de temps en temps son pain sec ou maïs glané dans le champs d'à coté!) -Toutes sorte de consommables lié aux besoins personnels des résidences (catering, matériaux...)

Un budget consommable mensuel est prévu (40€ environ gaz + consommable). Il est donc demandé aux utilisateurs utilisant régulièrement le lieux ou autres adhérents ayant besoin de dépasser ce prévisionnel, d'être autonome dans leur achats, ou de ravitailler personnellement les communs.

 

Un chéquier est à disposition. Remplir les talons de chèque : dates, objet ( facilite la classification comptable ), nom magasin ou vendeur ( pour trouver la facture et débit sur le compte correspondants ), nom de celui qui à fait le chèque ( plus facile pour recouper les infos si problème en trésorerie )

Si avances, qui rembourse ? Soit-même, le Référent si compagnie ou résidents ponctuel, un groupe de personne mandaté pour ?? 

 

Rapporter la facture et la mettre dans le tiroir I.C.I (pour le moment dans la cuisine, à terme au point infos)

 

IV - ORGANNIGRAMME

 A faire

 

V - PRINCIPE DE FONCTIONEMMENT

 

Qui d’investi, comment ? En fonction de son utilisation du lieu

 

1 – Espaces et matériels communs en général

 

Répartition des tâches :

2 idées :

- Mise en place d'un calendrier annuel de répartition hebdomadaire des tâches, le jeudi pour les chiottes, le lundi pour la gazinière, dimanche sortir les poubelles jaunes, etc...sciure une fois tous les 2 mois) ???? Si tu viens tel jour, tu fais la tâche qui correspond...

- En adhérant, l'utilisateur s'engage à participer aux tâches... mise en place d'un listing des tâches à faire réparties sur l'année. Les utilisateurs, soit qu'ils soient locataire cat. 1 , cat. 2 ou simple adhérents doivent faire tant de fois telles ou telles tâches.... Mise en place d'un tableau où tout le monde doit s'inscrire, se tenir à ses engagement ou gérer son remplacement en cas d'empêchement????????????????????????

 

2 - Electricité :plan des répartitions élec (prises, interrupteurs...) 

 

2 – Kit Catering

 

4 – Nouveau projet : tout nouveau projet sur le lieu est le bienvenu !Il est présenté lors d'une réunion mensuelle et s'il correspond aux objets de l'association, si la place le permet, si un référent le porte, banco !

 

VI-TENIR UNE REFERENCE

 

1 -Les référent pour le fonctionnement général :

Loyer : Bambi

Elec : Martin

Espace Maladroits : Ben

Kit catering : Clara

Jardin de sculptures : Bambi et Clara

Espace résidence longue durée : ses utilisateurs ( actuellement Martin, Kev, Bambi, Clara )

Continuer la liste des référents

 

2- Les référents pour les résidences/utilisation des espaces communs

Référents locataires catégorie 1 & 2 :

Les Maladroits : Ben

Toto Black : Rozenn

La Récupérette : Clara

Continuer la liste des référents

 

Missions de ces référents :

- Inscription sur Planning en ligne "bosser à l'atelier"  (et tableau dans pièce commune)

 

- Courses consommables : ( café, produit vaisselle, savon (évier cuisine + évier atelier), huile, vinaigre blanc, sucre, lessive, produit nettoyant, éponges, PQ ) TOUT EN BIO, ECOLO,  BIODEGRADABLE lalala... 

Ne rentre pas dans les achats I.C.I. : Tous ce qui concerne personnellement l'individu ou la structure en en résidence (catering, matériaux...)

En cas de résidence lié au projet associatif (aménagement lieu, évènements ) : Le catering et les matériaux peuvent-être prise en charge par I.C.I.).

 

Prendre chéquier ICI (bien remplir le talon, demander facture au magasin et mettre dans tiroir ICI)

Prévoir large pour stock ? A la fin de résidence inventaire et noter sur tableau si consommables à racheter

 

- Gestion des poubelles : Ordures ménagères : relevées toute les deux semaines (= 26 levées par an : forfait de 6 levées et après on paye 7€ la levée : être raisonnable et trier au max)

Ordures d'atelier et tri : déchet (Gorges, jours d'ouverture : lundi 14h/17h30, mercredi vendredi et samedi 9h/12h et 14h/17h30) = bois, carton, tout venant, produits polluants ( white spirit, peinture glycéro, et autres toxiques... A CONDITIONNER EN BIDON, dispo à coté de l'évier de l'atelier et à apporter en déchèt )

HUILE DE VIDANGE : chacun gère son retraitement direct !!!

 

- Consulter et participer au planning de "participation aux tâches"

 

-Récapitulatifs de participation aux frais sur tableau en ligne (rubrique ADMIN du site "récapitulatif participation aux frais") pour la compta de Bambi et le décompte EDF de Martin.

 

-Édition des factures (facture type sur drop box) + mettre sur la Drop Box ICI ( compta - factures )

 

Référents adhérents simple :

Quels référents pour ces résidents:

 

Missions de ces référents :

 

Si l'adhérent est familier au lieu : il suit la même démarche que pour les adhérents locataire

 

Sinon :

- Prise de contact avec l'association I.C.I. Au sein de laquelle se propose un référent qui sera en binôme avec celui de l'adhérent ou structure adhérente simple.

 

 

Nom adhérent:_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

 

Lu et approuvé, le

 

 

 

Je/ nous nous engageons à se tenir au courant des évolutions de cette charte qui peuvent intervenir au cours de notre adhésion annuelle. Je peux participer à son évolution.